公司文件管理方法（通用3篇）

公司文件管理方法 篇1

　　為了規(guī)范公司公文處理程序，保證公文高效、安全、流暢運(yùn)行，特制定本條例，本條例適用于公司所屬各部門。公司辦公室是公司公文和外來公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)收、發(fā)文處理和文檔管理工作。

　　第一條 公文的種類

　　一、決定、決議類

　　1、對(duì)重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排，用“決定”。

　　2、對(duì)會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

　　二、通知、通報(bào)類

　　1、適用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下屬單位辦理和通知有關(guān)單位了解或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。

　　2、表?yè)P(yáng)批評(píng)、處分獎(jiǎng)勵(lì)、傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)”。

　　三、報(bào)告、請(qǐng)示類

　　凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級(jí)主管和部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用“報(bào)告”;向上級(jí)主管和部門請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。

　　四、公函類

　　對(duì)外商洽工作、詢問和答復(fù)，用“函”。

　　五、會(huì)議紀(jì)要

　　記錄和傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，以便在一定范圍內(nèi)貫徹與執(zhí)行，用“會(huì)議紀(jì)要”。

　　第二條 公文的格式

　　一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、主題詞、密級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注、發(fā)送范圍等部分組成。

　　一、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。如：公司部關(guān)于的通知。

　　二、發(fā)文字號(hào)。

　　(一)發(fā)文字號(hào)包括公司、部門字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。

　　(二)公司級(jí)文件。

　　1、使用“上發(fā)”字的，僅限于由總經(jīng)理起草和公司辦公會(huì)確定的文件。

　　2、使用“上(*)發(fā)”字的，特指由某一部門主辦的、涉及公司全局的或需要多個(gè)部門配合的文件可以以公司名義下發(fā)，但須由部門經(jīng)理對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核后在“審簽人”處簽字確認(rèn)。

　　3、使用“上(*)發(fā)”字的，若為幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文，則只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號(hào)，并由主辦部門經(jīng)理對(duì)內(nèi)容進(jìn)行審核后在“審簽人”出簽字。如財(cái)務(wù)部和服務(wù)部聯(lián)合發(fā)文，主辦單位為服務(wù)部的公司級(jí)文件發(fā)文字號(hào)為：

　　(三)部門文件不使用公司字號(hào)，直接由部門字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)組成。部門文件主要用于部門內(nèi)部管理事務(wù)，以下情況不得以部門文件下發(fā)：涉及規(guī)章制度類文件;涉及公司財(cái)務(wù)制度或財(cái)務(wù)規(guī)定的制定、修改的文件，需見股份公司批文，并以公司級(jí)文件形式由總經(jīng)理本人直接簽發(fā);涉及獎(jiǎng)懲的文件;涉及其他部門的文件。

　　三、主題詞是公文標(biāo)題的簡(jiǎn)縮詞，用于電腦文件的檢索。如《關(guān)于春節(jié)放假的通知》主題詞簡(jiǎn)寫為“春節(jié) 放假 通知”。

　　四、公文一律加蓋印章，并應(yīng)注明簽發(fā)人。

　　五、加蓋印章的頁(yè)面如無正文時(shí)，應(yīng)在頁(yè)面左上方括符說明(此頁(yè)無正文)。

　　六、公文應(yīng)注明發(fā)送范圍和印數(shù)。上行文用“報(bào)送、并報(bào)、抄報(bào)”字樣，下行文用“發(fā)送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應(yīng)注明“傳閱”字樣。上行文一般只標(biāo)識(shí)一個(gè)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)，如需同時(shí)報(bào)送幾個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)，可以用并報(bào)、抄報(bào)形式。有時(shí)為了使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間相互了解各自對(duì)某一文件的看法、意見、態(tài)度可采用傳閱方式。

　　七、密級(jí)公文應(yīng)分別標(biāo)明“秘密”字樣，是否屬于秘密應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。

　　八、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。

　　九、文件頁(yè)面標(biāo)準(zhǔn)格式(附件1-1、1-2、1-3)。

　　第三條 行文規(guī)則

　　一、公司各部門之間未對(duì)有關(guān)問題協(xié)商一致時(shí)，一律不得各自向下行文。

　　二、公司各部門可以聯(lián)合行文。

　　三、公司所屬各部門不得越級(jí)請(qǐng)示。

　　四、請(qǐng)示的公文一般應(yīng)一文一事。

　　第五條 起草公文要求。

　　一、起草必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。

　　二、公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。涉及某一方面工作的部門文件由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如涉及其他部門，以公司級(jí)文件下發(fā)。

　　三、凡以“上(*)發(fā)”字號(hào)發(fā)出的公文，必須報(bào)辦公室審核。審核的重點(diǎn)：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、格式等是否符合本條例的有關(guān)規(guī)定。各部門發(fā)出的公文由部門經(jīng)理審核，報(bào)辦公室備案存檔。

　　四、公文用印應(yīng)填寫用印登記，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，辦公室方可辦理。部門自行用印，應(yīng)建立登記制度，辦公室將隨時(shí)不定期進(jìn)行檢查。

　　五、傳遞秘密公文時(shí)，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。

　　第六條 收文處理程序。

　　一、公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統(tǒng)一制定，并隨時(shí)抽查各部門執(zhí)行情況(收文登記、文件編號(hào)、傳閱追蹤記錄等)。

　　二、對(duì)需要催辦的文件，要建立嚴(yán)格的登記制度。承辦部門必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發(fā)文部門復(fù)命。

　　三、公文辦理完畢，主辦部門應(yīng)將公文處理情況和結(jié)果書面向主管領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)。

　　四、各部門凡需由總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽批的公文，一律由辦公室呈報(bào)，其處理程序見“第六條 收文處理程序”。

　　第七條 公文立卷、銷毀。

　　一、與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)來文，重要會(huì)議文件資料，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合同、協(xié)議、公司文件、部門文件等一切重要文件均應(yīng)歸檔。

　　二、公司各相關(guān)單位應(yīng)在當(dāng)年三月三十日前，將上年度應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料收集整理后，向辦公室集中移交。

　　三、辦公室收到各單位交來的歸檔文件、資料后，采取年度—組織機(jī)構(gòu)—檔案內(nèi)容的分類編目方法，進(jìn)行整理立卷。

　　四、沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文，應(yīng)由辦公室列出清單，征求業(yè)務(wù)部門意見后，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)即可銷毀。對(duì)于批準(zhǔn)銷毀的文件，要指定專人(兩人以上)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀文件清冊(cè)上簽名。

公司文件管理方法 篇2

　　1.目的：為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。

　　2.適用范圍：本制度適用于公司所有文件的管理。

　　3.定義：公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。

　　4.文件處理程序：公司各部門都應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。

　　4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。

　　4.2公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門的文件編制、編號(hào)、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。

　　5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

　　5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法。“條例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編;“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確;“規(guī)定”應(yīng)用于一項(xiàng)具體工作的明確;“管理辦法”一般是對(duì)條例、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確。

　　5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng);

　　5.3人事通知 適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動(dòng)、降職、獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)的公布。

　　5.4工作報(bào)告 適用于下級(jí)因?yàn)槟稠?xiàng)工作對(duì)上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)請(qǐng)示的行文。

　　5.5會(huì)議紀(jì)要 適用于公司各級(jí)會(huì)議進(jìn)行的記錄的文件。

　　5.6對(duì)外發(fā)函 適用于公司因某項(xiàng)事情對(duì)外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人發(fā)送的文件。

　　5.7決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”;經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。

　　5.8通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息。

　　5.9請(qǐng)示：向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。

　　5.10批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。

　　6.文件格式：

　　6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁(yè)邊距設(shè)置為2.5CM，頁(yè)腳設(shè)置為1.5CM，采用數(shù)字形式; 6.2文件首頁(yè)頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱。

　　6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部分組成;

　　6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號(hào)，其他均使用宋體五號(hào)，1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行;標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號(hào);發(fā)文編號(hào)與正文之間可空一行;正文中小標(biāo)題可使用粗體;章節(jié)段落之間可空一行;文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行;有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

　　6.5發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào);公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號(hào)，編號(hào)數(shù)字不分按年度時(shí)間順序排序。

　　6.5.1公司級(jí)發(fā)文 瑞普 總字【】號(hào)，一般適用公司級(jí)重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發(fā)文 瑞普 人字【】號(hào)

　　6.5.3總裁辦發(fā)文 瑞普 辦字【】號(hào)

　　6.5.4財(cái)務(wù)部發(fā)文 瑞普 財(cái)字【】號(hào)

　　6.5.5研發(fā)部發(fā)文 瑞普 研字【】號(hào)

　　6.5.6質(zhì)管部發(fā)文 瑞普 質(zhì)字【】號(hào)

　　6.5.7營(yíng)銷中心發(fā)文 瑞普 銷字【】號(hào)

　　6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項(xiàng)目，由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁(yè)面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報(bào)送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項(xiàng)目，1.5倍行距。“報(bào)送”為需要了解此文件的總監(jiān)級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)，“主送”對(duì)象為該文件直接關(guān)系到的部門或人員，“抄送”對(duì)象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門或人員。對(duì)于版面一頁(yè)稍多的文件，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距，使該文件保持在一頁(yè)內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，在文件的第二頁(yè)開頭可寫明此頁(yè)無正文的字樣。

　　6.7密級(jí)：公司文件密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級(jí)，注在文件的右上角。

　　6.8緊急程度：最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項(xiàng)，標(biāo)注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項(xiàng)落實(shí)，確保工作在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按期完成。

　　6.9具體要求：

　　6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容;

　　6.9.2文件中包括項(xiàng)目符號(hào)、文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，分層標(biāo)識(shí)。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡(jiǎn)稱，文件必須加蓋公司公章。

　　例：一.

　　(一) 1、 (1) 2、 (1)„„

　　或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„

　　6.9.3文件最后一頁(yè)的頁(yè)腳橫線上方有主題詞;

　　6.9.4公司兩頁(yè)以上頁(yè)數(shù)文件都必須添加頁(yè)碼，位置為頁(yè)面底端，對(duì)齊方式為居中，首頁(yè)顯示頁(yè)碼，格式為默認(rèn)格式;

　　6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清楚;實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范;

　　6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。

　　7.收文：

　　7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》;

　　7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

　　7.3文書處理工作：

　　7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序;

　　7.3.2部門文件平時(shí)的管理，要求實(shí)行分類管理，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個(gè)字，添加公司徽標(biāo)和英文簡(jiǎn)稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見附表;

　　8.發(fā)文：

　　8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文：

　　擬稿人→核稿人：部門主管領(lǐng)導(dǎo)(經(jīng)理、總監(jiān))審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)(總監(jiān)、副總裁)核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案 對(duì)外發(fā)文：

　　擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

　　9.附則：

　　9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦;

　　9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā);

　　9.3本制度自下發(fā)之日起生效。

　　9.4附相關(guān)支持性文件。

　　9.4.1文件頁(yè)面格式

　　9.4.2文件閱辦單

　　9.4.3公文擬稿紙

　　9.4.4標(biāo)題格式

公司文件管理方法 篇3

　　開發(fā)利用區(qū)是為滿足工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、城鎮(zhèn)生活、漁業(yè)、景觀娛樂和控制排污等需求劃定的水域。

　　開發(fā)利用區(qū)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持開發(fā)與保護(hù)并重，充分發(fā)揮水資源的綜合效益，保障水資源可持續(xù)利用。

　　同時(shí)具有多種使用功能的開發(fā)利用區(qū)，應(yīng)當(dāng)按照其最高水質(zhì)目標(biāo)要求的功能實(shí)行管理。